Przechowywanie dokumentacji firmowej.

Przy prowadzeniu działalności gospodarczej należy pamiętać o ważnej kwestii przechowywania dokumentów firmy. W zależności jakie informacje one zawierają, trzeba je przechowywać od 5 do nawet 50 lat.

Możemy podzielić je na 3 podstawowe kategorie: 

1. dokumenty ZUS
2. dokumenty podatkowe
3. dokumenty pracownicze 

Dokumenty ZUS różnią się od siebie czasem długości archiwizacji. Dlatego można podzielić je na kolejne 3 grupy. 

• dokumenty płatnicze: są dowodem opłacenia składek. Świadczą one o przeniesieniu kosztów i uprawnieniu do emerytury. Powinny być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązań albo do czasu gdy ZUS potwierdzi uprawnienia emerytalne. 
• dokumenty zgłoszeniowe: niestety nie jest określony czas do kiedy takie dokumenty należy przechowywać, jednak zostało przyjęte, że przez cały okres prowadzenia działalności, biznesmen powinien trzymać dokumenty potwierdzające uprawnienia do rozliczania składek za zatrudnione osoby. 
• dokumenty rozliczeniowe: zostało określone, że należy je trzymać przez okres 10 lat. Są to m.in. raporty i deklaracje przesyłane do ZUS. 

Dokumenty podatkowe je należy przechowywać przez 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego. Są to m.in. wszystkie kopie i oryginały faktur VAT, kopie wystawionych rachunków lub dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym. 

Dokumenty pracownicze trzeba archiwizować przez 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy. Dotyczą one okresu zatrudnienia i wysokości wynagrodzenia. To na ich podstawie ZUS ustala wysokość emerytury bądź renty.