Cały proces można sobie podzielić na 6 etapów:
- Przygotowanie - najważniejszych krokiem jest podjęcie decyzji o założeniu spółki. Jeżeli jesteśmy już zdecydowani na formę sp. z o.o. to trzeba ustalić: grono naszych wspólników (osób z którymi chcemy prowadzić firmę), wysokość wnoszonego wkładu zakładowego, ogólny zarys naszej działalności (bardzo pomocny w tym wszystkim okazuje się biznesplan).
- Faza organizacyjna - tutaj zarząd spółki musi przyjąć wkłady od wszystkich udziałowców. Trzeba określić ich wysokość i ilość, a także znaleźć odpowiedni lokal dla swojej siedziby.
- Umowa - kolejnym etapem jest zawarcie umowy spółki. Musi być to dokonane w formie aktu notarialnego. W umowie trzeba określić nazwę, siedzibę, wysokość kapitału zakładowego, liczbę i wartość udziałów, czas trwania (jeżeli jest on określony) i podmiot działalności spółki.
- Składanie wniosku do KRS - tutaj zarząd musi złożyć wniosek o wpis do KRS. Należy połączyć go z innymi ważnymi dokumentami m.in. wniosek o nadanie numeru NIP, REGON i zgłoszenia płatnika do ZUS.
- Rozpoznanie wniosku - trzeba dokonać rejestracji w sądzie w terminie do 6 miesięcy od zawarcia umowy. Sąd Rejestrowy musi dokonać wpisu spółki do KRS, następnie przesyła wnioski do Urzędów w celu rozpoznania. Rejestracja w Urzędzie Skarbowym, ZUS-ie i GUS-ie jest dokonywana automatycznie. Wszystko dzięki zasadzie tzw. "jednego okienka".
- Uzupełnianie danych - w ostatnim etapie spółka musi zgłosić do KRS informacje dotyczące numeru NIP, REGON oraz do US zgłasza dane o numerze rachunku bankowego.
